Datenschutzerklärung

Donnelley Financial Solutions, Inc. und seine weltweiten Tochtergesellschaften (DFIN) respektieren Ihre Privatsphäre und wissen, dass es Ihnen wichtig ist, wie Ihre Daten verwendet und weitergegeben werden. DFIN ist ein weltweit agierendes Unternehmen mit rund 2.000 Mitarbeitern in zwölf Ländern. In dieser Datenschutzerklärung wird beschrieben, wie DFIN personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen der Länder, in denen wir tätig sind, erhebt, weitergibt, verwendet und schützt. Dies umfasst unter anderem die Datenschutz-Grundverordnung der EU und des Vereinigten Königreichs (DSGVO) und den California Consumer Privacy Act (CCPA) in der Fassung des California Privacy Rights Act (CPRA).

Durch die Nutzung dieser Website und anderer Websites, die wir betreiben (Unsere Website(s)) und auf denen wir einen direkten Link zu dieser Datenschutzerklärung veröffentlichen, akzeptieren Sie die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verfahrensweisen und erklären sich damit einverstanden.

In unserer Datenschutzerklärung wird Folgendes erläutert:

• Personenbezogene Daten, die wir erheben, und warum wir sie erheben.
• Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.
• Wie wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben.
  • Verkauf oder Weitergabe personenbezogener Daten.
  • Datenübertragungen.
• Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen.
  • DFIN-Produkte.
• Wie wir dies überwachen und durchsetzen.
• Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren.
• Ihre Rechte und Wahlmöglichkeiten.
  • Verbraucherrechte und Wahlmöglichkeiten in Kalifornien.
• Andere Datenschutzgesetze.
  • New York SHIELD Act (New York).
  • PIPEDA (Kanada).
  • DSGVO (EU und Vereinigtes Königreich).
  • Children's Online Privacy Protection Act (COPPA).
• Personalgewinnung.
• Cookies und andere Technologien.
  • Websites von Dritten.
• Änderungen an dieser Datenschutzerklärung.
• Wie Sie uns kontaktieren können.

Personenbezogene Daten, die wir erheben, und warum wir sie erheben

Hierbei handelt es sich um Daten über Sie, die Sie uns zur Verfügung stellen, indem Sie Formulare auf unserer/unseren Website(s) ausfüllen, an von DFIN organisierten oder besuchten Veranstaltungen teilnehmen, uns telefonisch, per E-Mail oder auf andere Weise kontaktieren oder unsere Büros besuchen. Dazu gehören Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, wenn Sie sich für die Nutzung unserer Website(s) registrieren, unsere Dienste abonnieren, die Social-Media-Funktionen auf unserer/unseren Website(s) nutzen oder sich anderweitig an den Funktionen und Aktivitäten der Website beteiligen, sowie wenn Sie ein Problem mit unserer/unseren Website(s) melden.

Personenbezogene Daten, auch bekannt als persönlich identifizierbare Informationen (PII) oder persönliche Daten, sind für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung (einschließlich anderer ähnlicher Bedingungen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen) alle Informationen, die (i) eine Person direkt und eindeutig identifizieren oder (ii) in Kombination mit anderen Informationen zur Identifizierung einer Person verwendet werden können. Personenbezogene Daten umfassen keine Informationen, die anonym sind oder durch Entfernen von persönlichen Identifizierungsmerkmalen de-identifiziert worden sind. Unter Umständen erheben wir folgende Daten automatisch:

• Technische Informationen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse), die für die Verbindung Ihres Computers mit dem Internet verwendet wird, Quelldomainnamen, Ihre Anmeldeinformationen, Browsertyp und -version, Zeitzoneneinstellung, Verweildauer auf unserer/unseren Website(s), Beteiligung an den bzw. Nutzung der Funktionen und Aktivitäten auf unserer Website, Betriebssystem und Plattform.
• Uniform Resource Locators (URL), einschließlich, aber nicht beschränkt auf bestimmte Webseiten, Clickstream zu, durch und von unserer(n) Website(s), einschließlich Datum und Uhrzeit, alles, was Sie angesehen oder gesucht haben, Seitenantwortzeiten, Download-Fehler, Dauer der Besuche auf bestimmten Seiten und jedes Format, mit dem wir eine betroffene Person kontaktieren oder mit ihr in Kontakt treten.

DFIN kann darüber hinaus sensible personenbezogene Daten von Ihnen erheben (dazu gehören Informationen über den Krankheits- bzw. Gesundheitszustand, die Rassenzugehörigkeit oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, das Geschlecht, die sexuelle Orientierung, weltanschauliche Ansichten oder Aktivitäten, Informationen über die Sozialversicherung oder administrative oder strafrechtliche Verfahren und Sanktionen), wenn dies für die Geschäftsabwicklung angemessen oder notwendig ist. DFIN beschränkt die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten auf das Minimum an Identifizierungsmerkmalen, die für die Erfüllung der spezifischen Aufgabe im Zusammenhang mit dem Zweck, für den die personenbezogenen Daten erhoben werden, erforderlich sind.

• DFIN kann die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erheben, auch durch Informationen ergänzen, die wir von Dritten, einschließlich unserer Geschäftspartner, Auftragnehmer, Analytiker und anderer Dienstleister, erhalten.

Kategorien von personenbezogenen Daten, die von DFIN erhoben werden

Innerhalb der letzten zwölf (12) Monate haben wir möglicherweise personenbezogene Daten der folgenden Kategorien erhoben. Diese Erhebung von Daten ist angemessen und steht im Verhältnis zu den geschäftlichen, gewerblichen und regulatorischen Aktivitäten von DFIN.

Wir beziehen die oben aufgeführten Kategorien von personenbezogenen Daten aus den folgenden Kategorien von Quellen:

• Direkt von Ihnen oder unseren Kunden. Zum Beispiel, wenn Sie uns per Telefon, E-Mail, Post, Website-Chatbot oder über eine unserer digitalen Plattformen kontaktieren, wenn Sie Formulare ausfüllen oder wenn Sie Produkte und Dienstleistungen erwerben.
• Indirekt von Ihnen. Zum Beispiel aus der Beobachtung Ihrer Aktivitäten auf unseren Websites.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

DFIN verwendet, speichert und verarbeitet die von uns erhobenen personenbezogenen Daten, um:

• Gegebenenfalls den Betrieb und die Bereitstellung der Produkte und Dienstleistungen von DFIN, einschließlich der Erstellung, Pflege, Anpassung und Sicherung Ihres Kontos bei uns sicherzustellen.
• Sie gegebenenfalls als Kunden zu registrieren.
• Unsere Verpflichtungen aus einem Vertrag mit Ihnen zu erfüllen.
• Sie mit Informationen, Produkten und Dienstleistungen zu versorgen, die Sie von uns anfordern oder mit ähnlichen Produkten oder Dienstleistungen, die Sie bereits angefordert haben.
• Unsere Kommunikation mit Ihnen weiterzuverfolgen.
• Unsere Kommunikation mit Ihnen zu Zwecken der Qualitätssicherung zu dokumentieren.
• Ihre Anfragen, Käufe, Transaktionen und Zahlungen zu bearbeiten.
• Ihnen gegebenenfalls Marketingmitteilungen für Produkte und Dienstleistungen von DFIN zukommen zu lassen, einschließlich personalisierter Angebote und Inhalte, die auf Ihren Interaktionen mit uns und der Nutzung unserer Produkte basieren.
• Die Bedingungen einer unserer Nutzungsvereinbarungen durchzusetzen oder anzuwenden.
• Tests, Research, Analysen und Produktentwicklung, einschließlich der Entwicklung und Verbesserung unserer Website(s), Produkte und Dienstleistungen durchzuführen.
• Technische Unterstützung zu leisten, auf Anfragen zu reagieren, geäußerte Bedenken zu untersuchen und zu beseitigen und unsere Antworten zu überwachen und zu verbessern.
• Die Sicherheit, die Unversehrtheit und die Integrität unserer Website(s), unserer Rechte, unseres Eigentums, unserer Produkte und Dienstleistungen, unserer Datenbanken und anderer technologischer Komponenten sowie der Geschäfte von DFIN, der Nutzer von DFIN oder anderer Personen zu wahren.
• Mit Strafverfolgungsbehörden zu kooperieren, soweit dies durch geltendes Recht, gerichtliche Anordnungen oder behördliche Vorschriften erforderlich ist.
• Den Anforderungen des Tagesgeschäfts gerecht zu werden, wie z. B. internes Account Management, Kundenberichterstattung, Vertragsmanagement, Verwaltung der Website, Business Continuity und Disaster Recovery, Sicherheit und Betrugsprävention, Corporate Governance, Berichterstattung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Dies erfolgt entsprechend der Beschreibung, die Sie bei der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten oder sensiblen persönlichen Daten erhalten haben.
• Jede andere Grundlage, die uns von Gesetzes wegen dazu berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

DFIN behält sich das Recht vor, Ihre Daten zu übertragen und offenzulegen, wenn DFIN an einer Geschäftsveräußerung, einem Kontrollwechsel, einem Verkauf, einer Fusion oder einer Übernahme des gesamten oder eines Teils des Unternehmens beteiligt ist.

Bestimmte Datenschutzgesetze, wie z. B. die DSGVO, verlangen, dass wir Sie über die rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informieren. Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung: wenn Sie uns eindeutig die Erlaubnis erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck zu verarbeiten.
• Vertrag: wenn unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für einen Vertrag, den wir mit Ihnen geschlossen haben, erforderlich ist, oder weil Sie uns gebeten haben, bestimmte Schritte zu unternehmen, bevor wir einen Vertrag abschließen.
• Gesetzliche Verpflichtung: wenn unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für uns notwendig ist, um das Gesetz einzuhalten.
• Vitale Interessen: wenn unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten notwendig ist, um Sie oder das Leben einer anderen Person zu schützen.
• Berechtigte Interessen: wenn unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für unsere berechtigten Interessen oder die berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist.

Bitte beachten Sie, dass wir, wenn Sie uns bestimmte personenbezogene Daten nicht zur Verfügung stellen, je nach dem Zweck, für den wir sie erhoben haben, möglicherweise nicht in der Lage sind, die von Ihnen angeforderten Informationen, Produkte oder Dienstleistungen bereitzustellen oder Ihre Anfragen, Anträge, Abonnements oder Registrierungen zu bearbeiten, und dass wir möglicherweise nicht in der Lage sind, die geltenden rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

Wir werden keine weiteren Kategorien von personenbezogenen Daten erheben oder die von uns erhobenen personenbezogenen Daten für wesentlich andere, nicht verwandte oder unvereinbare Zwecke verwenden, ohne Sie darüber zu informieren. DFIN verwendet oder legt keine sensiblen personenbezogenen Daten für andere als die in dieser Datenschutzerklärung genannten oder die nach geltendem Recht zulässigen Zwecke offen.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben

DFIN kann gezwungen sein, Ihre personenbezogenen Daten zu den hier genannten Zwecken an die nachstehend aufgeführten Einrichtungen und Personen weiterzugeben:

• An unsere verbundenen Unternehmen, Tochtergesellschaften, Verkäufer, Berater und andere Dienstleister, um die Dienstleistungen in unserem Namen zu erbringen und den effizienten Betrieb unseres Unternehmens sicherzustellen.
• Falls erforderlich, an professionelle Berater oder Gutachter, einschließlich Rechtsanwälte, Banken, Wirtschaftsprüfer, Buchhalter und Versicherer, die für uns Beratungs-, Rechts-, Bank-, Prüfungs-, Buchhaltungs- oder Versicherungsdienstleistungen erbringen; an jede Person oder Einrichtung, gegenüber der wir von einem zuständigen Gericht, einer Regierungs-, Steuer- oder sonstigen Aufsichtsbehörde, einer Strafverfolgungsbehörde oder einer ähnlichen Stelle zu einer solchen Offenlegung verpflichtet oder aufgefordert werden.
• Dienstleister, die uns Informationstechnologie- und Systemadministrationsdienste zur Verfügung stellen.

Kategorien von personenbezogenen Daten, die von DFIN weitergegeben werden

In den vergangenen zwölf (12) Monaten hat DFIN personenbezogene Daten für geschäftliche Zwecke an die folgenden Kategorien von Dritten weitergegeben:

DFIN kann Ihre personenbezogenen Daten auch wie folgt weitergeben:

• In Verbindung mit oder während der Verhandlungen über eine Fusion, einen Verkauf von Vermögenswerten des Unternehmens, eine Finanzierung oder eine Übernahme unseres gesamten oder eines Teils unseres Unternehmens durch ein anderes Unternehmen.
• An unsere Kunden, wenn diese Zugang zu diesen Daten benötigen, um bestimmte Transaktionen im Zusammenhang mit den von Ihnen angeforderten Dienstleistungen durchzuführen. Sie können der Weitergabe Ihrer Daten an unsere Kunden für verwandte Dienste widersprechen, indem Sie eine E-Mail an dataprivacy@dfinsolutions.com senden. Nach Erhalt Ihrer Anfrage, diese Weitergabe von Daten zu unterbinden, werden wir Ihre Anfrage bestätigen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
• Wenn wir feststellen, dass Ihre Handlungen mit unseren Nutzungsvereinbarungen oder Richtlinien unvereinbar sind, oder wenn wir die Rechte, das Eigentum und die Sicherheit von DFIN oder anderen in Übereinstimmung mit einem anwendbaren Gesetz, einer Vorschrift oder einem Gerichtsverfahren schützen müssen oder dies erforderlich ist.

Verkauf oder Weitergabe personenbezogener Daten

In den vergangenen zwölf (12) Monaten haben wir keine personenbezogenen Daten im Sinne des CCPA „verkauft“. DFIN verkauft die personenbezogenen Daten seiner Mitarbeiter, Auftragnehmer, Kunden, Dritter oder anderer verbundenen Parteien nicht an Dritte.

DFIN verkauft und gibt keine personenbezogenen Daten für kontextübergreifende verhaltensorientierte Werbung weiter. DFIN wird Ihre personenbezogenen Daten nur dann zu Werbezwecken durch Targeting- oder Werbe-Cookies weitergeben, wenn Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben. Weitere Informationen zu Cookies finden Sie in unserem Cookie-Hinweis.

Wir haben keine Kenntnis davon, dass wir personenbezogene Daten von Minderjährigen unter 16 Jahren verkaufen oder weitergeben. DFIN tätigt keine direkten Geschäfte mit einzelnen Verbrauchern. Unsere Geschäftsbeziehungen sind Business-to-Business (B2B).

Datenübertragungen

Als weltweit agierendes Unternehmen mit grenzüberschreitenden juristischen Einheiten und Geschäftsprozessen können wir die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht immer auf das Land beschränken, in dem eine Person ansässig ist. Im Rahmen der Erbringung unserer Dienstleistungen kann es erforderlich sein, dass DFIN personenbezogene Daten an Orte außerhalb der Gerichtsbarkeit übermittelt, in der unsere Kunden ansässig sind oder in der unsere Websites aufgerufen werden. Wir entwickeln Prozesse zur Einhaltung und Gewährleistung angemessener Sicherheitsvorkehrungen für die Übertragung personenbezogener Daten.

Datenübertragungen zwischen den USA, der EU, dem Vereinigten Königreich und anderen Ländern erfolgen unter Einhaltung des geltenden Rechts und angemessener technischer und organisatorischer Sicherheitsvorkehrungen. Dies schließt die Übertragung an Dritte ein. DFIN verlangt von Dritten, dass sie die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen treffen, um personenbezogene Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand zu schützen. DFIN gibt personenbezogene Daten nur für begrenzte und festgelegte Zwecke an Dritte weiter.

EU-U.S. Data Privacy Framework

DFIN hält die Auflagen des von der International Trade Administration (ITA) des US-Handelsministeriums aufgestellten Data Privacy Framework zwischen der EU und den USA (EU-U.S. DPF), der Erweiterung des EU-U.S. DPF für das Vereinigte Königreich und des Data Privacy Framework zwischen der Schweiz und den USA (Swiss-EU DPF) ein. DFIN bestätigt, dass es die Grundsätze der EU-U.S. Data Privacy Framework Principles (EU-U.S. DPF Principles) in Bezug auf die Verarbeitung, Erhebung, Verwendung und Aufbewahrung personenbezogener Daten, die von der Europäischen Union, dem Vereinigten Königreich (und Gibraltar) und der Schweiz in die Vereinigten Staaten unter Berufung auf das EU-U.S. DPF übertragen werden, einhält. DFIN hat gegenüber dem US-Handelsministerium bestätigt, dass es die EU-U.S. DPF Principles in Bezug auf diese Daten einhält. DFIN verpflichtet sich, unverzüglich auf alle Anfragen oder Ersuchen des US-Handelsministeriums in Bezug auf die EU-U.S. DPF zu reagieren. Im Falle eines Widerspruchs zwischen den Bestimmungen in dieser Datenschutzerklärung und den EU-U.S. DPF Principles sind die EU-U.S. DPF Principles maßgeblich. Weitere Informationen zum EU-U.S. Data Privacy Framework und unsere Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/.

• In Übereinstimmung mit den EU-U.S. DPF Principles verpflichtet sich DFIN, Beschwerden über die Erhebung oder Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten ohne Kosten für den Betroffenen zu klären. Personen mit Wohnsitz in der EU, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz, die Anfragen oder Beschwerden bezüglich der Verwendung ihrer personenbezogenen Daten durch DFIN haben, können sich unter dataprivacy@dfinsolutions.com an die Abteilung Global Data Privacy von DFIN wenden. DFIN wird Ihre Anfrage innerhalb von 45 Tagen beantworten.
• Für Beschwerden, die bei einer Datenschutzbehörde in der EU eingereicht werden, hat sich das US-Handelsministerium verpflichtet, die Beschwerde entgegenzunehmen, zu prüfen und sich nach besten Kräften zu bemühen, die Klärung der Beschwerde zu erleichtern und der Datenschutzbehörde innerhalb von 90 Tagen zu antworten.

Im Falle einer gemeldeten Beschwerde, die DFIN nicht selbst klärt, verpflichtet sich DFIN zur Zusammenarbeit mit den Datenschutzbehörden der EU, dem UK Information Commissioner's Office (ICO) (und der Gibraltar Regulatory Authority (GRA)) und dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB). Wir werden die Empfehlungen der jeweiligen Aufsichtsbehörden in Bezug auf die Übertragung von Personaldaten (HR) und anderen Daten aus der EU und/oder dem Vereinigten Königreich sowie von anderen Daten aus der Schweiz an DFIN befolgen. DFIN überträgt keine Personaldaten aus der Schweiz. In den USA hat sich DFIN dafür entschieden, die Datenschutzbehörden der EU, das ICO des Vereinigten Königreichs und den EDÖB als unabhängige Beschwerdestellen (IRMs) für die Beilegung von Streitigkeiten einzusetzen. Wir haben den United States Council for International Business (USCIB) als vertrauenswürdigen Dritten für diesen Zweck bestimmt.

Unter bestimmten Bedingungen, die auf der Website des Data Privacy Framework genauer beschrieben sind, können Sie ein verbindliches Schiedsverfahren in Anspruch nehmen, wenn andere Streitbeilegungsverfahren ausgeschöpft sind. DFIN unterliegt daher den Ermittlungs- und Durchsetzungsbefugnissen der U.S. Federal Trade Commission (FTC). Unter bestimmten Umständen kann DFIN auch den Ermittlungs- und Durchsetzungsbefugnissen des US-Verkehrsministeriums oder anderer in den USA zugelassener gesetzlicher Stellen unterliegen.

DFIN ergreift angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um alle personenbezogenen Daten gegen unbefugte oder unrechtmäßige Verarbeitung, versehentlichen Verlust, Beschädigung, Missbrauch, unbefugten Zugriff, unbefugte Offenlegung, unbefugte Änderung oder Zerstörung zu schützen, und unterhält angemessene Verfahren, um sicherzustellen, dass diese Daten für den beabsichtigten Zweck relevant, richtig, vollständig, aktuell und nicht unverhältnismäßig sind und dass diese Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden.

In Bezug auf die Weitergabe von geschäftlichen Kontaktinformationen zum Zwecke der Vermarktung von DFIN-Produkten und -Dienstleistungen lässt sich DFIN von seinen verbundenen Unternehmen, Tochtergesellschaften und Geschäftspartnern zusichern, dass diese Unternehmen solche geschäftlichen Kontaktinformationen ausschließlich zum Zwecke der Vermarktung von DFIN-Produkten und -Dienstleistungen verwenden und offenlegen werden. In Übereinstimmung mit unserer EU-U.S. Data Privacy Framework-Zertifizierung erkennen wir an, dass wir nach geltendem Recht verpflichtet sein können, personenbezogene Daten als Reaktion auf rechtmäßige Anfragen von Behörden offenzulegen, einschließlich der Erfüllung nationaler Sicherheits- oder Strafverfolgungsanforderungen. DFIN wird alle wirtschaftlich vertretbaren Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass alle Daten rechtmäßig verarbeitet werden.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen

Die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten ist wichtig für uns. Wir setzen angemessene physische, elektronische und verfahrenstechnische Sicherheitsvorkehrungen ein, um die von uns erhobenen personenbezogenen Daten vor Verlust, Diebstahl, Missbrauch, Abänderung und unbefugtem Zugriff oder Zerstörung zu schützen. Darüber hinaus unterhalten wir angemessene physische, elektronische und verfahrenstechnische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich:

• Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten auf unsere Mitarbeiter oder Dienstleister auf einer „Need-to-know“-Basis (d. h. sofern sie über diese Kenntnisse verfügen müssen).
• Durchsetzung von Richtlinien und Verfahren für unsere Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten.
• Verwendung von Technologien zum Schutz von Daten während der Übertragung, wie z. B. SSL-Verschlüsselung für die Informationen, die Sie auf einigen Teilen unserer Website(s) zur Verfügung stellen, und Verwendung angemessener Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten, die wir erhalten haben.

DFIN setzt außerdem branchenübliche Maßnahmen und Prozesse ein, um unangemessene Versuche, in unsere Systeme einzudringen, zu erkennen und darauf zu reagieren.

Es gibt jedoch keine Methode der Übertragung über das Internet oder eine Methode der elektronischen Speicherung, die zu 100 % sicher ist. Daher kann das DFIN die absolute Sicherheit Ihrer Daten nicht garantieren. Das Internet ist naturgemäß ein öffentliches Forum, und DFIN bittet Sie, bei der Offenlegung von Informationen im Internet vorsichtig zu sein. Häufig sind Sie selbst am besten in der Lage, sich online zu schützen. Sie sind dafür verantwortlich, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort vor dem Zugriff durch Dritte zu schützen und sichere Passwörter zu wählen.

DFIN-Produkte

DFIN hat sich als Unternehmen dem Datenschutz verschrieben. Wir verpflichten uns, Datenschutzprinzipien und -strategien zu verwenden, um „Privacy by Design“ und „Default“ wann immer möglich in unseren Anwendungen, Verfahrensweisen und unserer Organisation umzusetzen. DFIN integriert verschiedene Technologien in seine Anwendungen, um die Prozesse der Datenerhebung und Berichterstattung zu optimieren, Daten zu schützen und zu sichern, die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und die Leistung effizient zu verbessern. Je nach Produkt(en) kann die Nutzung dieser Technologien unter anderem Folgendes umfassen: Software mit künstlicher Intelligenz (KI), automatisierte Datenextraktion, Technologie zur Verarbeitung natürlicher Sprache in Kombination mit maschinellem Lernen, die Untersuchung von Algorithmen, tokenisierte Schwärzung, proprietäre Technologie zum Abgleich von Mustern, Schwärzungsmaskierung oder Anonymisierung von Datendateien, Single-Sign-On-Zugang (SSO), integrierte und angepasste Ausnahme- und Audit-Berichte, Datenintegration, eingebaute Schutzmechanismen zur Kennzeichnung von Verstößen gegen Compliance-Anforderungen, optimierte Funktionen für eine sichere Zusammenarbeit in Echtzeit und eine genaue Finanzberichterstattung, AES 256-Bit-Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung, Multifaktor-Authentifizierung (MFA), robuste rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), cloudbasierte Workflow-Tools, In-App-Funktionen für die automatische Veröffentlichung und Straight Through Processing (STP). Diese und andere Technologien sorgen kontinuierlich für einen effektiven, robusten und innovativen Schutz der personenbezogenen Daten von Kunden, Mitarbeitern und Interessengruppen von DFIN.

Wie wir dies überwachen und durchsetzen

DFIN überprüft regelmäßig die Einhaltung unserer Datenschutzerklärung. Neben der Einhaltung der geltenden Gesetze halten wir uns auch an verschiedene Selbstregulierungsmechanismen. Wenn wir formelle schriftliche Beschwerden erhalten, werden wir uns mit der Person, die die Beschwerde eingereicht hat, in Verbindung setzen. Wir arbeiten mit den zuständigen Aufsichtsbehörden zusammen, um alle Beschwerden zu klären, die nicht direkt behoben werden können.

Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten solange auf, wie Sie ein Konto bei uns haben oder wir Ihnen Produkte oder Dienstleistungen bereitstellen. Danach werden wir Ihre personenbezogenen Daten so lange aufbewahren, wie es notwendig ist, um:

• Fragen, Beschwerden oder Ansprüche zu beantworten, die von Ihnen oder in Ihrem Namen vorgebracht werden.
• Aufzeichnungen zu führen, die durch geltende Gesetze und Vorschriften oder die Aufbewahrungs- und Löschungsrichtlinien von DFIN vorgeschrieben sind.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht länger aufbewahren, als es für die in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Zwecke erforderlich ist.

Ihre Rechte und Wahlmöglichkeiten

Im Rahmen spezifischer globaler Datenschutzgesetze werden Einzelpersonen bestimmte Rechte in Bezug auf die Handhabung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gewährt. DFIN respektiert Ihre Rechte und Ihre Ausübung dieser Rechte. DFIN wird sich in angemessener Weise bemühen, Ihren Anfragen nachzukommen, es sei denn, diese Anfragen sind gesetzlich verboten oder es besteht ein legitimer geschäftlicher Grund für die Aufbewahrung personenbezogener Daten. Wir behalten uns das Recht vor, Ihre Identität zu überprüfen, bevor wir solchen Anfragen nachkommen.

Soweit nach geltendem Recht zulässig, haben Sie das Recht, auf die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zuzugreifen und diese zu überprüfen, um deren Richtigkeit zu bestätigen. Falls erforderlich, können Sie die Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn diese unrichtig sind. Sie haben auch das Recht zu verlangen, dass bestimmte personenbezogene Daten korrigiert, geändert oder aus unseren Dateien gelöscht werden. Zu Ihren Rechten gehört auch, dass Sie die Verwendung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten einschränken und die Verarbeitung dieser Daten einschränken können. Um diese und andere Rechte (soweit nach geltendem Recht zulässig) auszuüben, müssen Sie sich möglicherweise in Ihr Konto einloggen oder uns unter dataprivacy@dfinsolutions.com kontaktieren.

Bei Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an die Abteilung Global Data Privacy von DFIN unter dataprivacy@dfinsolutions.com.

In Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung werden wir, wenn wir personenbezogene Daten direkt von einer Person erhalten, auf die sich diese personenbezogenen Daten gegebenenfalls beziehen, der Person die Möglichkeit geben, zu wählen (Opt-out), ob ihre personenbezogenen Daten (i) an einen Dritten weitergegeben oder (ii) für einen Zweck verwendet werden, der sich wesentlich von dem Zweck unterscheidet, für den sie ursprünglich erhoben wurden oder der später von der Person genehmigt wurde. Dies gilt nicht für die Übertragung von Daten an Dritte, die in unserem Namen und auf unsere Anweisung Aufgaben erfüllen.

Jede Person, die diese Wahlmöglichkeit in Anspruch nehmen möchte, kann sich unter der Adresse, die im Abschnitt „Wie Sie uns kontaktieren können“ angegeben ist, an DFIN wenden.

In Situationen, in denen wir personenbezogene Daten von Einzelpersonen direkt von unseren Kunden erhalten (und nicht von der Person, auf die sich die personenbezogenen Daten beziehen), werden wir den angemessenen Anfragen unserer Kunden nachkommen, um:

• Ihnen dabei zu helfen, die betroffenen Personen über (i) die Möglichkeit, dass wir die Daten dieser Personen an Dritte weitergeben, und (ii) die Möglichkeit der Person, eine solche Weitergabe abzulehnen, zu informieren (mit Ausnahme der Weitergabe an Dritte, die Aufgaben direkt in unserem Namen und gemäß unseren Anweisungen ausführen).
• In angemessener Weise sicherzustellen, dass wir die Daten für Zwecke verarbeiten, die mit den Zwecken vereinbar sind, für die sie ursprünglich erhoben oder die später von den betroffenen Personen genehmigt wurden. Nachdem wir unsere Kunden benachrichtigt haben, werden sie uns darüber informieren, ob Einzelpersonen sich gegen eine solche Weitergabe entschieden haben.

In Situationen, in denen DFIN „sensible personenbezogene Daten“ verarbeitet, holen wir die ausdrückliche und vorherige Zustimmung (Opt-in) der betroffenen Personen ein, wenn diese Daten an Dritte weitergegeben werden sollen (mit Ausnahme der Weitergabe an Dritte, die Aufgaben direkt in unserem Namen und gemäß unseren Anweisungen ausführen) oder für Zwecke verwendet werden sollen, die sich wesentlich von dem Zweck unterscheiden, für den sie ursprünglich erhoben wurden oder der später von der betroffenen Person genehmigt wurde.

Verbraucherrechte und Wahlmöglichkeiten in Kalifornien

Der California Consumer Privacy Act von 2018 (CCPA) in der Fassung des California Privacy Rights Act von 2020 (CPRA) gewährt den Einwohnern Kaliforniens bestimmte Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen und sensiblen personenbezogenen Daten. In Kalifornien ansässige Personen sind berechtigt, von uns zu verlangen, dass wir ihnen bestimmte Informationen über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten in den letzten zwölf (12) Monaten offenlegen, wobei es sich um die folgenden Rechte handelt:

• Das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über Sie erhoben werden. das Recht auf Zugang zu Ihren eigenen personenbezogenen Daten. Sie können verlangen, dass wir Informationen zu den folgenden Themen offenlegen:
  • Die Kategorien personenbezogener Daten, die wir über Sie gesammelt haben.
  • Die Kategorien der Quellen, aus denen die personenbezogenen Daten erhoben werden.
  • Der geschäftliche oder gewerbliche Zweck für das Erheben, den Verkauf oder die Weitergabe personenbezogener Daten.
  • Die Kategorien von Dritten, an die wir Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben haben. 
  • Die spezifischen personenbezogenen Daten, die wir über Sie erhoben haben.
• Das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten verkauft oder weitergegeben werden und an wen. Sie können verlangen, dass wir Informationen zu den folgenden Themen offenlegen:
  • Die Kategorien personenbezogener Daten, die wir über Sie gesammelt haben.
  • Die Kategorien personenbezogener Daten über Sie, die wir verkauft oder weitergegeben haben, und die Kategorien von Dritten, an die die personenbezogenen Daten verkauft oder weitergegeben wurden, aufgeschlüsselt nach Kategorie(n) personenbezogener Daten für jede Kategorie von Dritten, an die die personenbezogenen Daten verkauft oder weitergegeben wurden.
  • Die Kategorien personenbezogener Daten, die wir über Sie für einen geschäftlichen Zweck weitergegeben haben, und die Kategorien von Personen, an die sie für einen geschäftlichen Zweck weitergegeben wurden.
• Das Recht auf Ablehnung des Verkaufs oder der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten.
• Das Recht auf nichtdiskriminierende Behandlung bei der Ausübung Ihrer Rechte.
  • Wir werden einen gleichen und fairen Service und Preis bieten, auch für Verbraucher, die ihre Datenschutzrechte wahrnehmen.
  • Wir werden keine Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter, einen Stellenbewerber oder einen unabhängigen Auftragnehmer ergreifen, wenn dieser seine Rechte wahrnimmt.
• Das Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erhoben haben, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen.
• Das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten.
• Das Recht auf Einschränkung der Verwendung und Weitergabe sensibler personenbezogener Daten.

Der CCPA hat diese Rechte auf alle in Kalifornien ansässigen Arbeitnehmer ausgeweitet. Nach dem CCPA sind Arbeitnehmer definiert als: Voll- oder Teilzeitbeschäftigte, unabhängige Auftragnehmer und/oder Stellenbewerber, die in Kalifornien ansässig sind.

Ein Auskunftsantrag kann zweimal innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten kostenlos gestellt werden.

Die Ausübung des Rechts auf Löschung personenbezogener Daten unterliegt bestimmten Ausnahmen gemäß dem CCPA.

• DFIN ist nicht verpflichtet, personenbezogene Daten zu löschen, wenn diese noch benötigt werden, um die Transaktion abzuschließen, für die die Daten erhoben wurden, um ein von Ihnen angefordertes Produkt oder eine Dienstleistung bereitzustellen (oder die wir aufgrund unserer Beziehung zu Ihnen vernünftigerweise erwarten), um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder um ein anderes Ziel zu erreichen, das als Ausnahme vom Recht auf Löschung gemäß dem CCPA anerkannt ist.

Ausübung Ihrer Rechte

DFIN wird Ihnen niemals Gebühren in Rechnung stellen oder Sie diskriminieren, weil Sie von Ihren Rechten Gebrauch gemacht haben. DFIN wird sich angemessen bemühen, allen Anfragen zu Verbraucherrechten nachzukommen. Nur Sie oder eine beim California Secretary of State registrierte Person, die Sie bevollmächtigt haben, in Ihrem Namen zu handeln, können eine überprüfbare Verbraucheranfrage in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten stellen.

Ein Bevollmächtigter kann einen Antrag im Namen einer in Kalifornien ansässigen Person stellen, indem er eine nach kalifornischem Recht gültige Vollmacht vorlegt oder Folgendes vorlegt: (i) den Nachweis, dass der Verbraucher den Bevollmächtigten dazu bevollmächtigt hat; (ii) die Überprüfung der eigenen Identität in Bezug auf „Right to Know“-Kategorien, bestimmte „Right to Know“-Angaben personenbezogener Daten oder Löschungsanträge, die oben beschrieben sind; und (iii) die direkte Bestätigung, dass der Verbraucher dem Bevollmächtigten die Erlaubnis erteilt hat, den Antrag zu stellen.

Sie können auch im Namen Ihres minderjährigen Kindes eine überprüfbare Verbraucheranfrage stellen. DFIN behält sich das Recht vor, Ihre Identität zu überprüfen, bevor eine Anfrage in Bezug auf Kenntnisnahme, Zugriff, Aktualisierung, Korrektur oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten von uns bearbeitet wird. Die überprüfbare Verbraucheranfrage muss ausreichende Informationen enthalten, die es DFIN ermöglichen, in angemessener Weise zu überprüfen, ob Sie die Person sind, über die wir personenbezogene Daten gesammelt haben bzw. ein bevollmächtigter Vertreter, sowie Ihre Anfrage so detailliert beschreiben, dass DFIN sie richtig verstehen, bewerten und beantworten kann. Wir überprüfen Ihre Identität mit einem angemessenen Grad an Sicherheit, indem wir die von Ihnen bereitgestellten Datenpunkte mit Informationen in unseren Systemen abgleichen, die für die Zwecke der Überprüfung der Identität eines Verbrauchers als angemessen zuverlässig gelten.

Das CCPA räumt Unternehmen eine Frist von 45 Tagen ein, um auf eine Anfrage zu Verbraucherrechten zu antworten. Eine Verlängerung um bis zu weitere 90 Tage ist möglich.

Alle Anfragen zu den kalifornischen Verbraucherrechten, einschließlich Löschungsanträge, können direkt per E-Mail an dataprivacy@dfinsolutions.com gesendet werden.

Personen, die dem Empfang von Nachrichten widersprechen oder ihre Einstellungen für die Online-Kommunikation mit DFIN ändern möchten, können dies im DFIN-Online-Preference Center unter https://info.dfinsolutions.com/preferencecenter tun.

Dieser Abschnitt bezieht sich nicht auf unsere Handhabung von:

• Öffentlich zugänglichen Informationen aus behördlichen Aufzeichnungen.
• Informationen, die nicht in den Geltungsbereich des CCPA fallen, wie Gesundheits- oder medizinische Daten, die unter den Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 (HIPAA) fallen, und personenbezogene Daten, die unter bestimmte sektorspezifische Datenschutzgesetze fallen, einschließlich des Fair Credit Reporting Act (FCRA) oder des Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA).
• De-identifizierten oder zusammengefassten Verbraucherinformationen. De-identifizierte Informationen sind Daten, aus denen alle persönlich identifizierbaren Informationen entfernt wurden. Aggregierte Daten sind numerische oder nicht-numerische Informationen, die zu Datenzusammenfassungen oder zusammenfassenden Berichten für Datenstatistiken oder öffentliche Berichterstattung zusammengestellt werden.

Andere Datenschutzgesetze

• New York SHIELD Act (New York). Der New York Stop Hacks and Improve Electronic Data (SHIELD) Security Act gilt für alle Personen oder Unternehmen, die computergestützte Daten besitzen oder lizenzieren, die private Informationen umfassen, unabhängig von der Unternehmensstruktur, den Umsätzen oder dem Standort. DFIN ist im Bundesstaat New York (NY) geschäftlich tätig und hat seine Prozesse und Verfahren neu ausgerichtet, um den Anforderungen des SHIELD Act zu entsprechen und den Schutz der persönlichen und privaten Daten von Einwohnern in New York zu gewährleisten.
• PIPEDA (Kanada). DFIN hat Kontrollen eingerichtet, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten über eine „identifizierbare Person“, die im Rahmen einer „gewerblichen Aktivität“ verwendet werden, so geschützt und verwaltet werden, dass die im kanadischen Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und elektronischer Dokumente (Personal Information Protection and Electronic Documents Act, PIPDA) und in den geltenden Rechtsvorschriften der Provinzen festgelegten Richtlinien eingehalten bzw. übertroffen werden.
• DSGVO (EU und Vereinigtes Königreich). DFIN kann als Datenverantwortlicher oder Datenverarbeiter gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU und des Vereinigten Königreichs fungieren. In Bezug auf Geschäftskunden, die in den USA, im Vereinigten Königreich, in der EU und an anderen Standorten weltweit ansässig sind, ist DFIN als Datenverarbeiter tätig. Die Geschäftskunden von DFIN bleiben die Datenverantwortlichen in Bezug auf alle Kundendaten, die sie DFIN für unsere Erbringung von Dienstleistungen zur Verfügung stellen. DFIN handelt daher im Einklang mit den Anweisungen dieser Kunden bezüglich der Erhebung, Verarbeitung, Speicherung, Löschung, des Zugriffs, der Korrektur, Übertragbarkeit und Übertragung von Kundendaten. Der Umgang mit personenbezogenen Daten von in der EU und im Vereinigten Königreich ansässigen Personen und der Schutz dieser Daten ist für DFIN weltweit selbstverständlich und ein wesentlicher Bestandteil der Corporate Governance von DFIN.
• Children's Online Privacy Protection Act (COPPA). Das DFIN verkauft oder bietet seine Dienstleistungen und Produkte nicht an Kinder an. Daher ist/sind unsere Website(s) für die Interaktion mit erwachsenen Benutzern konzipiert. Wir erheben nicht willentlich personenbezogene Daten von Kindern unter 13 Jahren. Wenn Sie ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter einer minderjährigen Person unter 13 Jahren sind und glauben, dass die minderjährige Person uns personenbezogene Daten offengelegt hat, kontaktieren Sie uns bitte wie nachfolgend unter: „Wie Sie uns kontaktieren können“ beschrieben.

Personalgewinnung

Wenn Sie sich über unsere Karriereseite oder über andere Plattformen Dritter für eine Stelle bei DFIN bewerben, können wir bestimmte personenbezogene Daten aus Ihrer Bewerbung oder ggf. aus Ihren persönlichen Referenzen (die Sie uns zur Verfügung gestellt haben), Ihrer Bildungseinrichtung oder einer anderen relevanten Berufsvereinigung erheben. Dazu gehören Name, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Angaben zu Ihren Qualifikationen, Ihr beruflicher Werdegang, Ihr Lebenslauf, die Kontaktdaten Ihrer Referenzen und alle anderen personenbezogenen Daten, die Sie zusammen mit Ihrer Bewerbung übermittelt haben.

DFIN verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Erfüllung bestimmter gesetzlicher Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Personalgewinnung erforderlich ist, z. B. wenn das Arbeitsrecht oder andere Gesetze die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten vorschreiben. Wir können personenbezogene Daten unter Berufung auf unsere legitimen Geschäftsinteressen bei der Auswahl, Bewertung und Ernennung neuer Mitarbeiter sowie beim Management und bei der Verwaltung von Einstellungs- und Personalprozessen verarbeiten. Gelegentlich können auch rechtliche Gründe wie der Schutz Ihrer wesentlichen Interessen gelten, zum Beispiel aus Gesundheits- und Sicherheitsgründen, wenn Sie an einem Interview in einem unserer Büros teilnehmen oder im Zusammenhang mit Vereinbarungen mit Mitarbeitervertretungen, falls zutreffend.

Wir speichern die personenbezogenen Daten, die wir während des Einstellungsverfahrens über Sie erhalten, nicht länger als für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich. Die Dauer, für die wir Ihre Daten speichern, hängt davon ab, ob Ihre Bewerbung erfolgreich ist und ob Sie bei uns eingestellt werden, welche Art der Informationen betroffen sind und für welche Zwecke sie verarbeitet werden.

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Wie Sie uns kontaktieren können

Wenn Sie Fragen zu den Datenschutzpraktiken von DFIN, zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten oder zu dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter:

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JungYun Moon (DPO)
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